Dierenartsen · volledige gids · 6 min

Hoe bied ik online afspraken aan mijn klanten aan?

Kort antwoord : Maak uw profiel aan, vul uw openingsuren en de duur van elk type consult in: de tijdstippen worden automatisch gegenereerd en klanten boeken 24/7. Daarna volgt u elke afspraak in uw agenda.

Boeken activeren Bekijk de stappen

Online boeken aanbieden komt neer op drie dingen instellen: wanneer u boekbaar bent, hoelang elk consult duurt en welke regels voor annuleringen gelden. Alles stelt u in via uw ruimte, en eigenaars zien alleen de echt geopende tijdstippen. Hier is het volledige traject, met de schermen van de applicatie.

Beschikbaar

En in Vetzy?

Online afspraken maken, 24/7, is inbegrepen in het openbare profiel van Vetzy. De tijdstippen worden gegenereerd op basis van uw uren en duur, met afspraakstatussen en een melding aan de eigenaar.

Vertrekken van uw uren
Uw vaste beschikbaarheid dient als basis. Verlof, opleidingen of lange operaties blokkeert u apart.
Een duur per consult
Vaccinatie, opvolgconsult, operatie: elk type heeft zijn eigen duur, dus realistische tijdstippen.
De statussen opvolgen
In afwachting, bevestigd, bezig, afgerond, geannuleerd, niet opgedaagd: de toestand van elke afspraak blijft leesbaar.

Uw online agenda openen in 5 instellingen

Schermafbeeldingen van de applicatie met demogegevens.

Stap 1 · Dierenarts

Online boeken activeren
Beschikbaar
In uw profiel bundelt het tabblad beschikbaarheid de drie schakelaars die uw zichtbaarheid regelen: beschikbaar, online boekbaar en automatische bevestiging van boekingen. Zonder automatische bevestiging komen de afspraken 'in afwachting' binnen en keurt u ze goed.

Een profiel kan in de modus 'gids' blijven (contactgegevens zichtbaar, zonder boeken). De boekbare modus moet door Vetzy worden goedgekeurd.
Markeringen op de schermafbeelding
1. 1Beschikbaar / online: nieuwe afspraken aanvaarden
2. 2Online boekbaar: boeken toestaan vanaf uw profiel
3. 3Automatische bevestiging, anders status 'in afwachting'
Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)
Stap 2 · Dierenarts

Uw boekingsperiodes bepalen
Beschikbaar
Voor elke dag geeft u de perioden van de voor- en de namiddag aan waarin een afspraak kan worden gemaakt. Deze perioden staan los van de ontvangsturen die op uw openbare profiel worden getoond.
Markeringen op de schermafbeelding
1. 1Tijdstippen die alleen voor online boeken worden gebruikt
2. 2Elke dag kan open of gesloten zijn
3. 3Periode van de voor- en de namiddag, per dag
4. 4Andere uren op zaterdag
Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)
Stap 3 · Dierenarts

Duur, termijnen en marge tussen afspraken instellen
Beschikbaar
U legt de standaardduur van de tijdstippen vast, de minimale termijn voor boeken, de boekingshorizon en de marge tussen twee afspraken. Elk type consult heeft zijn eigen duur.

Als u aan een centrum bent verbonden, worden sommige waarden overgenomen van het centrum en alleen-lezen weergegeven.
Markeringen op de schermafbeelding
1. 1Interval tussen tijdstippen, in minuten
2. 2Marge tussen twee afspraken
3. 3Horizon: hoeveel dagen vooraf er kan worden geboekt
4. 4Eigen duur per reden (vaccinatie, opvolging, operatie, spoed…)
Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)
Stap 4 · Dierenarts

Uw annuleringsregels vastleggen
Beschikbaar
U kiest de minimale termijn waarvoor een klant online kan annuleren en de minimale termijn vóór het boeken. Met een optie kunt u kosten voor late annulering aanrekenen, die de klant betaalt via Stripe Checkout.

Controleer bij uw beroepsorde wat is toegestaan voordat u kosten activeert.
Markeringen op de schermafbeelding
1. 1Standaardduur van de tijdstippen
2. 2Minimale termijn voor het boeken (hier 2 uur)
3. 3Minimale termijn voor annulering door de klant (hier 24 uur)
4. 4Kosten voor late annulering, te activeren via Stripe Checkout
Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)
Stap 5 · Dierenarts

Elke afspraak in de agenda opvolgen
Beschikbaar
De online gemaakte afspraken komen in uw agenda terecht, in dag-, week- of maandweergave, met ook een lijstweergave. U kunt ook zelf een afspraak plannen. De eigenaar ontvangt een e-mail bij bevestiging en bij annulering; een wijziging van het tijdstip verstuurt geen melding: verwittig de klant.
Markeringen op de schermafbeelding
1. 1Dag-, week- of maandweergave
2. 2Lijstweergave
3. 3Handmatig een afspraak plannen
4. 4De huidige dag is gemarkeerd, met het relatieve uur van elke afspraak
Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)

Dashboard

Uw dashboard 's ochtends

Bij het openen ziet u de aanvragen die moeten worden goedgekeurd, de afspraken van de dag, de bezetting en de medische herinneringen, zonder door meerdere schermen te moeten zoeken.

De aanvragen in afwachting verschijnen alleen als de automatische bevestiging is uitgeschakeld.
De bezetting van de dag wordt berekend op basis van uw tijdstippen en uw afspraken.
Een afspraak plannen kan vanaf het dashboard.

Uw dashboard 's ochtends — Markeringen op de schermafbeelding

1Aanvragen in afwachting, afspraken van de dag, bezetting van de dag, patiënten

2Aanvragen om te bevestigen: verwerk ze met één klik

3Afspraken van de dag met toegang tot de agenda

4Medische herinneringen voor uw patiënten

Schermafbeeldingen van de app (demogegevens)

Papieren of telefonische agenda versus online agenda

	Vandaag	Met Vetzy
Afspraken maken	Alleen tijdens de ontvangsturen, per telefoon.	Op elk moment, in de perioden die u hebt geopend.
Duur van de consulten	Bij elk telefoontje in te schatten.	Een duur per reden, één keer vastgelegd.
Annuleringen	Met de hand afgehandeld, geval per geval.	Instelbare annuleringstermijn, met eventuele kosten.
Opvolging	Meerdere dragers om te vergelijken.	Eén enkele agenda: dag, week, maand en lijst.

De werkelijke tijdswinst hangt af van uw organisatie: hier wordt geen enkel cijfer vermeld.

Een typische dag met online boeken

Voorbeeld met demogegevens: een dierenarts voor algemene geneeskunde die zijn tijdstippen van maandag tot zaterdag opent, met automatische bevestiging.

Vorige avond 22:10

Een eigenaar boekt

Hij kiest 'jaarlijkse vaccinatieherhaling' en vrijdag 10:00. Het tijdstip verdwijnt uit de vrije tijdstippen.
Ochtend 08:15

U opent het dashboard

Afspraken van de dag, aanvragen in afwachting en medische herinneringen staan bij elkaar.
10:00

Consult

U opent het dossier van de patiënt vanuit de agenda.
Einde van de dag

U voegt een afspraak toe

U plant handmatig een opvolgafspraak: die verschijnt in de agenda en de klant krijgt een melding.

Transparantie

Wat er vandaag bestaat

Beschikbaar
Online boeken, tijdstippen, duur per reden, termijnen, horizon

Instelbaar vanuit uw profiel, met optionele automatische bevestiging.
Beschikbaar
Agenda in dag-, week-, maand- en lijstweergave

Met handmatige planning van een afspraak.
Gedeeltelijk
Kosten voor late annulering

De optie bestaat (betaling via Stripe Checkout); ze is standaard uitgeschakeld en wordt overgenomen van het centrum als u daarvan afhangt.
Gedeeltelijk
Herinneringen per sms

Er wordt een e-mail verstuurd bij bevestiging en bij annulering. De instellingen voor herinneringen (e-mail, sms) bestaan in het profiel, maar het automatisch versturen van een herinnering vóór de afspraak is niet bevestigd; sms (Twilio) kan op aanvraag door de Vetzy-support worden geactiveerd.

Veelgestelde vragen

Moet ik iets installeren?

Nee, alles beheert u online vanuit uw Vetzy-ruimte.

Kan ik elke aanvraag goedkeuren?

De afspraken doorlopen statussen (in afwachting, bevestigd…) die u in de agenda opvolgt.

Wat ziet de klant bij het boeken?

Hij ziet de vrije tijdstippen van uw profiel en ontvangt meldingen over zijn afspraak.

Hoelang duurt het om alles in te stellen?

De vijf instellingen hierboven staan in uw profiel. De tijd hangt af van het aantal types consult; wij begeleiden u tijdens de demo.

Kunnen mijn klanten zelf annuleren?

Ja, online, tot de minimale termijn die u instelt. Na die termijn worden ze uitgenodigd om de praktijk te bellen.

Kan ik mijn verlof blokkeren?

Ja: de ruimte beschikbaarheid beheert afwezigheden, voor een bepaalde datum of elke week. Een afwezigheid voert u dag per dag in; de aangewezen vervanger is voorbehouden aan centra. Reeds gemaakte afspraken worden niet geannuleerd en er wordt geen melding over verstuurd.

Gerelateerde vragen

Antwoorden die dit aanvullen, vanuit uw standpunt en vanuit de andere kant van de afspraak.

Dierenbezitters

Hoe maak je online een afspraak bij een dierenarts?

Het traject aan de kant van de eigenaar: wat uw klanten zien en doen.

Praktijken

Hoe beheer ik de agenda van meerdere dierenartsen in dezelfde praktijk?

Meerdere dierenartsen: een agenda per dierenarts, een gemeenschappelijk overzicht.